Dokumentenmanagement, - Womit?

[Graureiher]

Ich habe in AHNENBLATT alle meine Genealogiedaten eingepflegt. Daneben habe ich aber noch jede Menge digitalisierte Briefe, Urkunden, handschriftliche Notizen, Fotos, Grafiken, die ich z.Zt. mehr oder weniger übersichtlich auf meiner Festplatte liegen habe. Ich selbst weiß wo ich suchen muss. Da ich das Ganze aber irgendwann vererben werde, mochte ich gerne eine Struktur hineinbringen, damit auch andere Familienmitglieder sich darin zurechtfinden.
Es müsste eine Art Dokumenten-Management-System sein. Open Sourcem Freeware o.ä,
Natürlich könnte ich eine Datenbank mit z.B. OpenOffice basteln, oder eine lokale Webseite mit Verlinkung. Alles ziemlich aufwendig,
Meine Frage ist also: was nimmt man am Besten, um Dokumente zu verwalten? Sollte möglichst auch für Apple-Nutzer funktionieren (konvertierbare Datenbank?!).

Gruß
Andreas

[Fridolin]

Aber revisions- bzw. rechtssicher müsste es ja nicht sein, oder? Ideal wäre ja ein System, das die Daten nicht (nur) in einem proprietären Format, sondern in normalen Ordnerstrukturen speichert - aber ein Such- und Verknüpfungssystem darüber spannt. Das halte ich als einzige Lösung für zukunftssicher.

Ich finde allerdings keine systemübergreifende Lösung, die kostenlos wäre. Mein Dokumentenmanagement besteht darum nach wie vor aus einer Reihe Verzeichnisse und einem Dateinamensystem.

Frido

[Jürgen_Nordlicht]

Lassen sich denn diese Dokus von der Festplatte aus nicht in AB einbinden?
Als jpg und pdf habe ich aus einem Bild- und einem Dokumentenordner verlinkt.
Die Bilder mit zBspl Personenbildern und die Doks ebenfalls mit bezeichnenden Namen wie Taufe_MUSTERMANN_Julius_1700-1755.pdf.
Damit ist der Datensatz in AB aussagekräftig und in den beiden Ordnern eine Suche nach Namen oder Dokumententyp recht übersichtlich.
Denkle da braucht es, zumindest für mich und die Nachkommen, kein zusätzliches Programm.

[Graureiher]

Ginge es "nur" um einzelne Dokumente/Bilder, die zu Probanden gehören, wäre eine solche Verlinkung in AB keine Problem. Ich habe jedoch jede Menge Briefe, handschriftliche Notizen, Wappenzuordnungen, Recherche-Ergebnissse, Dokumente, die ich übersichtlich und auffindbar katalogisieren möchte.
(z.B. habe ich einen Ordner mit 650 handschriftlichen Notizen eines Archivars, der sich mit unserer Familiengeschichte beschäftigt hat. Das kann ich keiner bestimmten Person zuordnen. Oder die verschiedenen Wappen, die zu unserem Familiennamen auftauchen)

Andreas

[Gast]

Hallo,
für eine ordentliche -professionelle- Dokumentenverwaltung werden immer bestimmte Ordnungskriterien gebraucht, wie Titel, Ersteller, Erstellungsdatum und andere Sachmerkmale. Meist werden auch zusätzliche Schlüssel zur Klassifizierung verwendet, nach denen die Dokumente geordnet werden. Außerdem erfolgt in der Regel die Ablage der originalen Dokumente irgendwo tief versteckt im Server. Zugriff wird über eine Oberfläche organisiert, die mittels Datenbank und die Dokumenten-Merkmale die Dateien bereitstellt.
Für die Ablage auf dem heimischen PC sind entsprechende Programme zu mächtig (und sicher unbezahlbar).
Ich verwende für die Organisation meiner Dateien (allerdings meist Bilder) eine Ordnerstruktur, die entweder sachbezogen oder auch chronologisch orientiert ist. Um etwas schnell zu finden, verwende ich einfache Schlagworte, die ich mit XNView an jede Datei anhänge (XNView ist kostenlos, ACDSee wäre besser, müsste man kaufen). So lassen sich Suchen ziemlich schnell machen.
(ich habe mehr als 60.000 Bilddateien und einige tausend sonstige Dokumente -Steuer, Krankenkasse usw.)

Gruß

[Fridolin]

Danke, Gast!

Den Hinweis auf die Ordnungskriterien finde ist sehr wichtig! Und die Frage ist eben, ob man nicht damit auskommt, 1 oder 2 solche Ordnungskritierien in jeden Dateinamen bzw. die Verzeichnisnamen zu stecken - und der Rest findet sich. Klar kann man schon beim Thema Datum verschiedene Bereiche unterscheiden: Entstehungsdatum des Dokuments, Bezugsdatum auf den behandelten Zeitabschnitt etc. Oder bei Bildern das Geburtsdatum der Person (zur Unterscheidung) ebenso wie das Aufnahmedatum (für die zeitliche Einordnung). Ist nur die Frage, was man wirklich braucht.

Wie wäre es mit mehreren Ordnern, innerhalb deren jeweils ein konkretes Benennungsmuster für die Dateien gilt? Ich habe einen Ordner "Portraits" mit der Dateibezeichnung "Geburtsname_Rufname_Geburtsdatum Aufnahmejahr Beschreibungstext (lfd_Nummer).jpg" - leider noch nicht durchgängig. Und für Bilder mit mehreren Personen ist es ganz anders: "Aufnahmedatum Gruppenname". Für deine Wappen würde ich auch einen extra Ordner anlegen. Doof ist oft, dass ich die eigentliche Korrespondenz mit Archiven etc. trenne von den Dokumenten und Personeninformationen, die ich erhalte - das kommt in zwei verschiedene Ordner. Zumindest bisher hatte ich damit aber noch keine echten Schwierigkeiten: Muss man aber irgendwie den Zusammenhang behalten, damit deine Nachfolger die ganze Arbeit nicht nochmal machen müssen, obwohl sich hier oder dort sicher nichts Neues mehr holen lässt. Dafür finde ich die neue Quellenverwaltung in AB 3.0 ganz hilfreich!

Frido

[Graureiher]

Meine Ordnerstruktur sieht z.Zt. so aus:
Familiennamen
- Briefe
- Dokumente (Geburtsurkunden, Behördliche Nachweise, Berufsdokumente usw.)
- Fotos
- Wappen
In diesen Verzeichnissen sind die Dateien nach Datum sortiert (YYYY-MM-TT_Bezeichnung). Bei mehrere Dateien gleichen Datums diese in einen Unterordner)

Das Ganze für mehrere (angeheiratete) Familien.
Dazu noch mehrere Verzeichnisse für Unterlagen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen (Fotos, Dokumente, Recherche-Ergebnisse usw).

Wie gesagt, ich bin nicht ganz glücklich damit. Möglicherweise ist eine HTML-Datei mit Inhaltsverzeichnis und Links zu den verschiedenen Bereichen/Dateien sinnvoll?! Deshalb die Idee einen Programms für Dokumentenmanagement.

Andreas