Lagerung und Archivierung alter Dokumente

[Viper]

Hallo!

Da mir gerade zwei! schöne große Kisten mit Dokumenten (Photos, Korrespondenzen, Einladungen, Zeugnissen, etc.) meiner Ur-Urgroßeltern in die Hände gefallen sind *freudigaufundabhüpf*, dachte ich, es wäre an der Zeit einen entsprechenden Thread zum Umgang mit diesen Dokumenten zu eröffnen.

Kurz angerissen wurde das Thema bereits hier.

Zur Lagerung habe ich folgendes gefunden:

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Papierdokumente sind einer Vielzahl schädlicher Einflüsse ausgesetzt. Allen voran stehen die bei der Papierproduktion verwendeten Chemikalien und Zusatzstoffe. Darüber hinaus enthalten holzhaltige Papiere Lignin, das in Verbindung mit UV-Licht und Sauerstoff verantwortlich für einen beschleunigten Abbau der Papierfasern ist. Staub, Schmutz, Pilz- und Schimmelbefall, Mikroorganismen und Insekten tun ein Weiteres, um die Zerstörung des Papiers voranzutreiben.
Diese Abbauprozesse lassen sich nicht gänzlich verhindern jedoch eindämmen. Ideale klimatische Voraussetzung hierfür ist eine konstant kühle, trockene und dunkle Lagerung der Archivalien.
Quelle: Hans Schröter GmbH

Was Sie grundsätzlich vermeiden sollten sind Prospekthüllen, die Weichmacher enthalten, Laminierung oder Bekleben mit Klarsichtfolie (einschl. Klebebänder). Metallteile sollten aus den Urkunden entfernt werden. Wichtig ist ein System der Aufbewahrung, das gewährleistet, dass Sie alles ohne Suchen wieder finden.
Quelle: Verein für Computer Genealogie
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Im oben erwähnten Artikel zitiert Hugo aus einer P.N. "Ich habe verschiedene Firmen durchgeschaut, die speziell Archivmaterial herstellen".
Leider habe ich bei meinen Recherchen bislang nur eine Firma entdeckt, die solches Archivmaterial herstellt - nämlich die (ebenfalls bereits erwähnte) Hans Schröter GmbH. Die waren zumindest in der Emailkorrespondenz sehr sympathisch - und kullant was die Abnahmemengen angeht. Meine weiteren Erfahungen mit werde ich posten, sobald meine Bestellung eingetroffen ist.

Weitere Links wären, vor allem zum Preisvergleich, hilfreich. Ich habe, wie gesagt, keine andere Firma gefunden.

Da offenbar altes Papier (wegen des hohen Säuregehaltes) altes Papier angreift, habe ich mir überlegt alles
a) in basisch gepufferten Schachteln zu lagern und
b) die einzelnen Dokumente mit basisch gepuffertem Papier von einander abzutrennen.
Zudem habe ich mir
c) eine extra Fotobox mit Papierhüllen (ebenfalls gepuffert) bestellt.

Ausserdem werde ich gleich mal meine kleine Wetterstation in den Keller stellen um Luftfeuchtigkeit und Temperatur zu messen. Ergebniss melde ich Euch später.

Hier auch gleich mal die Frage, ob Euch meine Maßnahmen sinnvoll erscheinen.

Dann habe ich auch eine Reihe von weiteren Fragen:

- Mit welchem System verwaltet Ihr Eure Dokumente?
- Soll ich gefaltete Briefe auffalten zum lagern? Ich habe den Eindruck, daß sie sich immer schwerer auffalten lassen.
- wie repariert man Risse, bzw. Einrisse?
- Soll ich Photos beschriften? Wie?

Beste Grüße,

Philipp

[Hugo]

Guten Tag Philipp

Hier auch gleich mal die Frage, ob Euch meine Maßnahmen sinnvoll erscheinen

Sehr sogar.
Nur leider machen sich die wenigsten Gedanken darum.

- Soll ich gefaltete Briefe auffalten zum lagern? Ich habe den Eindruck, daß sie sich immer schwerer auffalten lassen.
- wie repariert man Risse, bzw. Einrisse?
- Soll ich Photos beschriften? Wie?

Durch meinen Sohn und einen Freund habe ich sehr viele Verbindungen zu den einzelnen Spezialgebieten. Ich werde sie mal fragen.

- Mit welchem System verwaltet Ihr Eure Dokumente?

Bisher halte ich es mit den Originalen wie Du
Nur die selbstgedruckten Personenblätter und gescannte/gedruckte Dokumente habe ich für den schnellen Zugriff in Ordner in Klarsichthüllen
Aber es sind ja "nur" selbsterstellte Duplikate

Gruß Hugo

[Viper]

Hallo Hugo.

Hast Du ein bestimmtes Ordnungssystem für die Dokumente?
Nach Familien oder Alphabetisch oder chronologisch oder fortlaufender Nummer?

Ich würde es wahrscheinlich erst nach Familien und dann nach Inhalten ordnen.
Für jede Familie eine oder mehrere eigene Boxen. Getrennt nach amtlichen Urkunden und Korrespondenzen, Fotos, privater Korrespondenz und Sonstiges.

Ich weiß aber, daß Ämter und Museen alles nach ellenlangen alphanumerischen Zeichenketten ordnen und die müssten ja eigentlich wissen, wie es geht.

Es wäre schön ein System zu finden, das den geringen Ansprüchen einer Privatsammlung gerecht wird und zur Not von jedem nachvollzogen werden kann.

Gruß, Philipp

[Hugo]

Guten Tag Philipp
Da ich eine Familienforschung betreibe, ergeben sich zwangsläufig sehr viele Familienzweige in der Breite.
Nachdem ich kein übersichtliches Zahlensystem gefunden habe, sortiere ich die Personen mit Unterlagen nach Alphabet.
Zusätzlich erstelle ich mich mit Ahnenblatt eine Familienliste und kann darüber die Zusammenhänge wiederfinden.

Außerdem schreckt mich von einen Zahlensystem noch etwas ab:
Meine Mutter hatte für mich mal ein Ahnenbuch angefangen, jeweils mit Geschwistern der Vorfahren.
Dabei nahm sie mich als Probanden mit der Nummer 1. Dann ging es nach Kekule weiter und die Geschwister bekammen noch einen Buchstaben dazu.
Dieses wurde bei den Kindern der Geschwister extrem unübersichtlich. Von den Schwippschwagern gar nicht zu reden

Und nun kam das Hauptproblem:
Meine Nachfahren hätte ich, wenn ich ihre Nummern übernommen hätte, mit negativen Zahlen versehen müssen.

Gruß Hugo

[Viper]

Hallo.

Ich denke auch, daß es am sinnvollsten ist, die unterlagen alphabetisch zu ordnen um solche Probleme zu vermeiden.

Gestern sind die basisch gepufferten Boxen bei mir angekommen. Ging ziemlich schnell. (2 Tage nach Bestellung)
1 Fotobox mit 300 Fototäschchen, 5xA3 Boxen, 10xA4 Boxen, 500Blatt Basisch gepuffertes Papier A3. Alles zusammen für €102.- scheint mir ein guter Preis.

Die Boxen sind ziemlich schwer und stabil und machen einen sehr guten Eindruck. In etwa 1 Stunde hatte ich alles zusammengefaltet. Die Fotobox ist vielleicht ein bisschen kniffliger, Bastelanleitung liegt aber bei.

Alles in allem bin ich sehr zufrieden. Ob dadurch meine Preziosen auch nur einen Tag länger halten, kann ich natürlich nicht sagen. (Aber es gibt mir ein gutes Gefühl etwas dafür getan zu haben.)

Fotos und Postkarten habe ich schon einsortiert - hätte aber mehr 10x13 Täschchen bestellen sollen.


Zu geknickten und gefalteten Briefen habe ich mir folgendes überlegt:

- Jedes auffalten oder entknicken belastet das Papier
- und jedes mal muss ich mit meinen Fingern darauf rumtapsen
- ausserdem greift säurehaltiges Papier sich gegenseitig an

Also falte ich jeden Brief einmalig auf, bevor ich ihn zwischen einer Lage Tumalinpapier einlagere. So erspare ich mir ständiges auf- und zufalten und muss ihn teilweise nicht mal mehr direkt anfassen, weil ich ihn samt Tumalinpapier aus der Box nehmen kann.

Gruß, Philipp

[kurrykalle]

Hallo,

sich über die Erhaltung der familiären Unterlagen zu sorgen, ist absolut notwendig. Dabei haben meine Vorgänger in der Archivbetreuung als auch ich festgestellt, daß Unterlagen, die in Nebenräumen, Kellern oder Böden aufbewahrt werden stärker leiden, weil sie größeren Temperaturschwankungen ausgesetzt sind und deshalb auch die chemischen Prozesse eher greifen. Unterlagen, die bei Zimmertemperatur aufbewahrt werden, erfahren keinen automatischen Verfall.

Deshalb: Keller, Boden u.a. Nebenräume sind für Archive tabu.

Beispielsweise habe ich vor einigen Monaten ein Testament eines Vorfahren von 1805 geöffnet. Dieses Exemplar war immer unter nahezu gleichen Temperaturen gelagert worden und sah aus als sei es gestern erst geschrieben worden. Dagegen mußte ich Dokumente jüngeren Datums zum Restaurieren geben, weil sie in Räumen mit hoher Luftfeuchtigkeit abgelegt worden waren.
Darüber hinaus ist die Aufbewahrung von Dokumenten und Utensilien in Schuhkartons sehr zu empfehlen. Übrigens, fasse ich alte Dokumente nur mit Malerhandschuhen an, damit ich keine Schweiß-/Fettflecken hinterlasse.

Aufwendig in der Archivpflege sind für mich die Fotokopien aus den 1950/60er Jahren. Sie sind in der Regel vergilbt oder haben ihren Druck an die Schutzhülle abgegeben. Da danke ich heute der Computertechnik und den Software- Entwicklern, daß ich mittels scannen und den Fotobearbeitungsprogrammen dieses Material wieder aufbereiten kann.

[Marcus]

Oje die Diskussion hier treibt das schlechte Gewissen in mir wieder hoch
Na ja, vielleicht gebe ich mir ja jetzt mal einen Ruck und kümmere mich auch adäquat um die Hinterlassenschaften meiner Familie. Hugos Sohn würden beim Anblick der Unterlagen hier wahrscheinlich die Harre zu Berge stehen ...
Danke auch jeden Fall schon mal für die Anregungen!
Marcus

[Hugo]

Guten Tag

Hugos Sohn würden beim Anblick der Unterlagen hier wahrscheinlich die Harre zu Berge stehen ...

Och, das glaube ich kaum. Dem stehen bei mir schon immer die Haare zu Berge, wenn ich ihn schon wieder mit neuen Fragen komme.
Aber da muß er durch, schließlich will er ja auch ständig etwas von dem "Alten".
Also immer her mit den Fragen.
Gruß Hugo

[hesaboogie]

Oje die Diskussion hier treibt das schlechte Gewissen in mir wieder hoch

Hm, es kann einem janicht anders gehn, wenn man sieht, wie viel Arbeit ihr da teilweise reinsteckt *schäm*

Aber ich habe ein Frage zur Aufbewahrung in Klarsichthüllen. Ich hab schon öfter gehört, dass mit den Jahren das Dokument seine "oberste Schicht" an die Hülle abgibt und somit kaputt geht. nun steht aber schon bei billigsten Aldi-Klarsichthüllen "dokumentenecht" dabei. Stimmt das? Ist das also nur ein Problem mit alten Klarsichthüllen oder werden immernoch Weichmacher verwendet, die das Dokument beschädigen?

Lieben Gruß

hesaboogie.

[Hugo]

Guten Tag Hesaboogie
Mit den heutigen Klarsichthüllen soll sich zwar einiges verbessert haben, aber Weichmacher sind immer noch drin.
Das Ergebnis wird man wahrscheinlich erst in 30 Jahren sehen.

Fachleute aus dem Bibliotheks und Archivbereich raten jedenfalls davon ab

Gruß Hugo

[Viper]

Hallo Hesaboogie!

Von Klarsichthüllen raten in der Tat alle ab - aber leider weiß ich nicht, was "dokumentenecht" im Detail bedeutet - zumal beim Discounter...

Vielleicht rufst Du einfach mal in einem Museum, einer Sammlung oder einem Archiv an, die sollten Dir weiter helfen können.

Ich bin übrigens noch immer sehr Happy mit den Materialien der Schröter GmbH.
(Was mich auf eine der Fragen im Urthread zurück bringt ob jemand einen alternativen Hersteller kennt.)

Gruß!

[Borath]

Mit einem Alternativhersteller kann ich leider nicht dienen, aber vielleicht mit einer Idee bezüglich Feuchtigkeit.
Es gibt doch bei so manchen Neugeräten oder Lebensmitteln so kleine Silikat-Säckchen die die Luftfeuchtigkeit aufnehmen sollen.
Wir hatten mal in unserem PKW ein Problem mit Feuchtigkeit und haben so einen großen Raumentfeuchter (gleiche Technik) in den hinteren Teil des Wagens gelegt. Ein paar Tage später war der Sack (vorher silikatkügelchen) voll mit Wasser.

Vorausgesetzt, dass diese kleinen Silikatsäckchen nichts ausdünsten wären die doch eine gute Methode das Mikroklima in Sachen feuchtigkeit zu regulieren, und somit auch Mikroben und Pilzen das Leben schwerer zu machen, oder?

Gruß
B

[ThomasG]

Mahlzeit !

Ich habe mir mal zur „Langzeitarchivierung“ von meinen Quellen/Bildern Dias machen lassen.
Momentan habe ich einige Dias aus den 50er 60er Jahren, die noch super gut aussehen.
Was haltet ihr persönlich davon, oder habt vielleicht selbst Erfahrung, ob sich so was als „Langzeitspeicher“ eignet ?

Bilddateien und Formate für den Computer ändern sich ja häufig, und in 30-40 Jahren kann man vielleicht mit einer JPG oder GIF Grafik nix mehr anfangen. Ein Dia hingegen muß eigentlich nur optisch vergrößert werden und fertig.

Den Service den ich gewählt habe.....
Die machen aus Bilddateien im JPG-Format in einer Größe von 4096x2731 Pixeln Dias mit Standardmaß 24x36 mm
Ich hab mir mal probehalber ein paar Dias mit unterschiedlichen Größen und Informationen machen lassen um das auszutesten.
Am besten ist, m.M. nicht mehr als 2 DIN-A4 Seiten auf ein Dia zu pressen.
Geburtsurkunden im DIN-A5 Format bekomme ich somit 4 Stück auf ein Dia, Die alten Kopien vom Geburts- Heirats- Sterberegister, je nach Größe 1-2 Stück pro Dia, Kirchenbuchauszüge (wenn man nur die eine Zeile nimmt, und nicht die ganze Kirchenbuchseite) 4-6 Stück.
Hochzeitsbilder im Großformat passen 2-4 Stück auf ein Dia und Paßbilder ca. 12 Stück..... Dann sieht die ganze Sache ganz gut aus.
hab mir auch mal eine Grafik mit 4 Generationen Vorfahren vom Ahnenblattausdruck auf ein Dia „quetschen“ lassen, aber da ist die Schrift dann zu klein.
Zur Schrift.....
Wenn man selbst Text einfügt, sollte der nicht unter Schriftgröße 18-24 liegen, dann ist das super gut zu lesen.

In anbetracht der Tatsache daß auf ein Dia dann schon ein bißchen mehr paßt, und der Preis mit 49 Cent erträglich ist, dürfte das auch nicht besonders teuer werden, wenn ich mir meine ganzen Quellenbilder mal so sichere.

Gruß: Thomas

[Torquatus]

Hallo Thomas,

Ich habe mir mal zur „Langzeitarchivierung“ von meinen Quellen/Bildern Dias machen lassen.
Momentan habe ich einige Dias aus den 50er 60er Jahren, die noch super gut aussehen.
Was haltet ihr persönlich davon, oder habt vielleicht selbst Erfahrung, ob sich so was als „Langzeitspeicher“ eignet ?

prinzipiell ja, aber ist das nicht ein Schritt in die falsche Richtung

Es passiert doch tagtäglich, dass das, was Menschen wichtig war, nach deren Tod oft unbesehen und schubladenweise im Müll landet, weil niemand die Zeit hat, sich alles anzusehen.

Daher habe ich schon sehr viel Zeit darauf verwendet, alles, was sich da in meinem Leben angesammelt hat, zu digitalisieren. Ich habe Riesenmengen an Papier, Bildern, Dias, Postkarten, Kontoauszügen, Schriftwechsel, Steuererklärungen, Steuerbescheide, Verträgen, etc. nach der Digitalisierung vernichtet und damit ungeheuer viel Platz und eine sagenhafte Ordnung gewonnen. Im Zweifelsfalle digitalisiere ich auch schon einmal etwas, was ich früher weggeworfen hätte, denn die paar zusätzliche Daten fressen ja kein Brot.

Mir genügt es also, wenn ich diese Unterlagen in digitalisierter Form besitze. Lediglich die ebenfalls digitalisierten Urkunden und die aktuellen Verträge bewahre ich weiter in Papierform auf.

Auch jede Menge Bücher sind im Original vorhanden, weil es vom Aufwand her sinnlos wäre, sie zu digitaliseren. Hätte ich allerdings die Möglichkeit, sie kostenlos oder preiswert in digitaler Form zu bekommen, dann wären sie (bis auf einige Ausnahmen) auch nicht mehr da.

Die gesamten Daten meines PC archiviere ich regelmäßig auf einer externen Festplatte und alle meine privaten Daten sichere ich noch zusätzlich auf DVD-RAM. Zusätzlich bringe ich in unregelmäßigen Abständen je eine Kopie davon in mein Bankschließfach und in meinem Testament ist geregelt, wer davon Kopien bekommt.

Ich hatte allerdings schon zu einer Zeit vom Bilder digitaliseren geträumt, als das technisch noch nicht möglich war. Ich nannte das damals "Bilder verschieblich speichern". Als das dann endlich möglich war, habe ich mich sofort damit beschäftigt. Zunächst mit einem Graustufen-Handscanner und dann nach und nach mit immer besseren Geräten.

Ich habe die Digitalisierung noch nie bereut und betrachte die Zeit davor als ein Chaos

Bilddateien und Formate für den Computer ändern sich ja häufig, und in 30-40 Jahren kann man vielleicht mit einer JPG oder GIF Grafik nix mehr anfangen.

Das halte ich für ausgeschlossen, denn die Komprimierungs-Verfahren sind ziemlich ausgefeilt, so dass mit großen Veränderungen oder Verbesserungen kaum noch gerechnet werden kann.

Ein Dia hingegen muß eigentlich nur optisch vergrößert werden und fertig.

Ja, vorausgesetzt, das Dia ist nicht lädiert oder gar verbrannt.

[...]

In anbetracht der Tatsache daß auf ein Dia dann schon ein bißchen mehr paßt, und der Preis mit 49 Cent erträglich ist, dürfte das auch nicht besonders teuer werden, wenn ich mir meine ganzen Quellenbilder mal so sichere.

Unser erstes 1,4-Gigabyte-Laufwerk im Betrieb kostete damals 364.00,00 DM = 186.000,00 Euro, also kostete 1 Gigabyte rund 132.000,00 Euro. Derzeit kostet eine eine 500-GB-Platte 90,00 Euro, das sind 18 Cent je Gigabyte. Mit weiterem Preisverfall ist zu rechnen.

Für 49 Cent (je Dia) bekommst man also heute rund 3 Gigabyte Plattenplatz. Alle meine 34.652 Dateien (in 777 Verzeichnissen) in meinem wohlgeordneten Verzeichnis Ahnen benötigen 16,3 Gigabyte Speicherplatz. Dieser Speicherplatz kostet mich also rund 3 Euro. Dafür bekommst Du gerade mal 6 Dia. Fürwahr ein teures Vergnügen, das da auch noch wohlgeordnet aufbewahrt werden sollte.

Ich weiß nicht, ob Du da auf dem richtigen Weg bist